Keuntungan dan Kelemahan dari Pengembangan System Informasi secara Outsourcing Dibandingkan dengan Insourcing

Persaingan yang sedemikian keras di dunia bisnis telah memaksa perusahaan untuk berkonsentrasi pada rangkaian proses atau aktivitas penciptaan produk dan jasa yang terkait dengan kompetensi utamanya (core competence). Dengan melakukan focus tersebut, niscaya akan dapat dihasilkan sejumlah produk dan jasa yang memiliki kualitas andal dan memiliki daya saing tinggi di pasar global. Konsekuensi logis dari strategi tersebut adalah keputusan pimpinan perusahaan atau manajemen untuk mengalihdayakan atau menyerahkan proses-proses yang bukan merupakan core competence perusahaan tersebut ke pihak lain. Sebagai hasilnya, timbullah outsourcing, yaitu usaha untuk mengontrakkan suatu kegiatan pada pihak luar untuk memperoleh layanan pekerjaan yang dibutuhkan. Outsourcing adalah alternatif dalam melakukan pekerjaan sendiri. Tetapi outsourcing tidak sekadar mengontrakkan secara biasa, tetapi jauh melebihi itu.

Beberapa pekerjaan yang sering di-outsource kan oleh suatu perusahaan adalah bidang teknologi informasi (TI). Hasil penelitian Benko (1992) dalam Fowler dan Jeffs (1998), yang dikutip oleh Prapti (2007), menemukan bahwa kapital perusahaan yang diinvestasikan dalam teknologi informasi (TI) dan sistem informasi (SI) akan naik sebesar 40 %. Namun, beberapa eksekutif tidak puas dengan return yang diterima dari investasi tersebut. Biaya SI internal meningkat dengan cepat, teknologi juga berubah dengan cepat namun konsumen kadang tidak menerima pelayanan seperti yang diharapkan dengan sistem yang ada sekarang. Sebagai konsekuensinya, banyak perusahaan memilih melakukan outsourcing, akibatnya pasar outsourcing tumbuh dengan cepat terutama di USA dan Inggris. Di samping outsourcing dikenal pula istilah insourcing. Secara terminologi insourcing memiliki arti yang berlawanan dengan outsourcing. Ketika suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi, inilah yang disebut dengan insourcing. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan. Perusahaan kadang-kadang memilih untuk melakukan insourcing karena memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan yang lebih baik daripada jika mereka memilih outsourcing.

Dalam makalah ini akan dijelaskan beberapa alasan mengapa perusahaan lebih memilih melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan SI dan TI di perusahaannya. Selain itu, akan dijelaskan pula apa saja keuntungan dan kelemahan dari pengelolaan SI dan TI dengan menggunakan strategi outsourcing dibandingkan dengan insourcing.

Menurut definisi dari Maurice Greaver yang dikutip oleh Yasar (2008), outsourcing dipandang sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Dapat juga dikatakan outsourcing sebagai penyerahan kegiatan perusahaan baik sebagian ataupun menyeluruh kepada pihak lain yang tertuang dalam kontrak perjanjian. Penyerahan kegiatan ini dapat meliputi bagian produksi, beserta tenaga kerjanya, fasilitas, peralatan, teknologi, dan asset lain serta pengambilan keputusan dalam kegiatan perusahaan. Penyerahan kegiatan ini kepada pihak lain merupakan hasil dari keputusan internal perusahaan yang bertujuan meningkatkan kinerja agar dapat terus kompetitif dalam menghadapi perkembangan ekonomi dan teknologi global.

Menurut Prapti (2007), outsourcing dapat dipandang sebagai keputusan “make versus by” yang dihadapi oleh sebuah perusahaan. Terdapat berbagai perbedaan definisi mengenai outsourcing IT, tetapi pada dasarnya memiliki konsep yang sama. Loh dan Venkatraman (1992) dalam Prapti (2007), mendefinisikan outsourcing IT sebagai kontribusi yang signifikan oleh external vendor dalam bentuk fisik dan atau sumberdaya manusia yang dihubungkan dengan komponen khusus atau yang lebih luas dari suatu insfrastruktur TI pada organisasi pengguna (user organization). Definisi ini konsisten dengan konsep infrastruktur IT dalam terminologi internal organisasi yang meliputi orang dan sumberdaya yang dialihkan ke sistem berbasis komputer kepada user. Dalam konteks IT sourcing, vendor memberikan jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Menurut Mc Leod (1996), outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan. Outsourcers dapat didefinisikan sebagai suatu perusahaan jasa komputer yang melaksanakan sebagian atau seluruh komputasi perusahaan pelanggan untuk periode waktu yang lama, seperti lima sampai sepuluh tahun, seperti yang dinyatakan dalam kontrak tertulis. Jasa-jasa yang ditawarkan oleh outsorcers mencakup :

1.       Pemasukan data dan pengolahan sederhana

2.       Kontrak pemrograman

3.       Manajemen fasilitas

4.       Integrasi sistem

5.       Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan, atau pemulihan dari bencana.

Cheon, Grover, dan Teng (1995) di dalam Prapti (2007), mendefinisikan SI sourcing sebagai keputusan mengalihkan sebagian atau seluruh fungsi-fungsi SI organisasi kepada pemberi jasa diluar organisasi sebagai cara mencapai tujuan. Definisi ini meliputi pengembangan dan pemeliharaan aplikasi, sistem operasi, manajemen jaringan/telekomunikasi, dukungan end user computing, perencanaan dan manajemen sistem, pembelian aplikasi software, tetapi diluar jasa konsultasi bisnis, after sales vendor services.

Currie dan Wilcocks (1998) dalam Prapti (2007), membagi outsourcing menjadi empat tipe yaitu: total outsourcing, multiple-supplier sourcing, joint venture/strategic alliances sourcing, dan insourcing.

1.       Total outsourcing, lebih dari 70%-80% fasilitas TI di-outsource, biasanya untuk supplier tunggal. Kontrak berkisar antara 5-10 tahun. Asumsi yang mendasari adalah partnership antara klien dan supplier (Henderson, 1990 dalam Currie dan Wilcocks, 1998 dalam Prapti, 2007).

2.       Multiple-supplier sourcing, merupakan kesepakatan dengan suppliernya mengenai prosedur dan kebijkan bagaimana masing-masing pihak bekerjasama, biasanya tidak lebih dari 5 tahun.

3.       Joint venture/strategic alliances sourcing. Joint venture didasarkan pada pembagian risiko atau reward, meliputi seleksi terhadap supplier TI. Keuntungan joint venture adalah mengurangi risiko  dari supplier tunggal atau kontrak outsourcing dengan multiple-supplier.

4.       Insourcing. Pilihan ini untuk mempertahankan sentralisasi departemen IT dan manajemen insource serta kapabilitas teknikal berkenaan dengan meningkatnya pekerjaan IT. Lama kontrak yang terjadi mungkin hanya berkisar 3 bulan hingga satu tahun.

Tabel 3. Karakteristik kunci mengenai IT Sourcing

Total Outsourcing

–          Mengembangkan partnership dengan supplier tunggal

–          Kontrak jangka panjang dengan supplier

–          Fokus pada core bisnis

–          TI yang diterima sebagai fungsi pendukung/pelayanan

–          Mengurangi biaya TI

–          Berbagi resiko/reward dengan supplier

–          Mengurangi fungsi/masalah TI

–          Akses keahlian teknikal/manajerial

–          Mempertahankan pengendalian strategik

Multiple-Supplier Sourcing

–          Menciptakan persaingan diantara supplier

–          Standarisasi/koordinasi operasi

–          Fokus pada core bisnis

–          Merumuskan kerangka kesepakatan

–          Memelihara aliansi dengan supplier

–          Mengembangkan kontrak jangka pendek dengan supplier

–          Supplier memberikan tanggungjawab management

–          Transfer biaya tetap ke biaya variabel

–          Mempertahankan pengendalian strategik

Joint Venture/strategis alliance sourcing

–          Menerima 49 % kepemilikan saham dari supplier

–          TI supplier mungkin perusahaan baru/yang sudah eksis

–          Perbedaan core competencies antara klien dan supplier TI

–          Berbagi risiko dan reward

–          Mengembangkan pengetahuan sektor khusus

–          Melahirkan kesempatan bisnis baru

–          Mengakses keahlian teknik khusus

–          Mempertahankan pengendalian dan pengaruh yang lebih pada outsourcing

Insourcing

–          TI sebagai core bisnis

–          Tingkat tinggi pada keahlian teknik in-house

–          Sentralisasi departemen TI

–          Kondisi pasar/supplier tidak tepat

–          Sinergi antara bisnis/teknologi

–          Kurangnya kepercayaan mengenai motivasi supplier

–          Mengelola kontraktor sebagai staf tetap

–          Mempertahankan keahlian teknik yang up to date

–          Mengelola peningkatan pekerjaan IT.

Downing, Field, dan Ritzman (2003) yang dikutip oleh Prapti (2007), menunjukkan nilai tambah yang didapat dengan melakukan outsourcing, yaitu:

1. Outsourcing sistem informasi dapat menciptakan biaya proses secara keseluruhan lebih rendah daripada jika software dibeli off-the self

2. Outsourcing sistem informasi membawa kinerja proses secara keseluruhan menjadi superior dibandingkan proses yang menggunakan software yang dibeli off-the self

3. Membangun sistem informasi in house membawa superioritas kinerja proses keseluruhan dibanding proses yang mennggunakan software yang dibeli off-the self.

Dalam buku Proses Bisnis Outsourcing yang ditulis oleh Indrajit dan Djokopranoto (2004), dijelaskan mengenai alasan-alasan yang mendasari perusahaan untuk melakukan outsourcing. Melalui studi para ahli manajemen yang dilakukan sejak tahun 1991, termasuk survey yang dilakukan terhadap lebih dari 1.200 perusahaan, Outsourcing Institute mengumpulkan sejumlah alasan mengapa perusahaan-perusahaan melakukan outsourcing terhadap aktivitas-aktivitasnya dan potensi keuntungan apa saja yang diharapkan diperoleh darinya. Potensi keuntungan atau alasan-alasan tersebut antara lain untuk :

1.       Meningkatkan fokus perusahaan

2.       Memanfaatkan kemampuan kelas dunia

3.       Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering

4.       Membagi risiko

5.       Sumberdaya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain

6.       Memungkinkan tersedianya dana capital

7.       Menciptakan dana segar

8.       Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi

9.       Memperoleh sumberdaya yang tidak dimiliki sendiri

10.   Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola.

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2004), outsourcing adalah alat strategis manajemen berjangka panjang. Apabila mendapatkan keuntungan dalam waktu yang singkat ingin lebih ditonjolkan dan diutamakan, seringkali perusahaan akan kecewa. Alasan-alasan nomor 1 sampai dengan 5 di atas merupakan target jangka panjang dan bersifat strategis. Alasan-alasan nomor 6 sampai dengan nomor 10 lebih bersifat taktis atau yang mempengaruhi operasi dan bisnis perusahaan sehari-hari. Dari studi yang dilakukan terbukti bahwa langkah outsourcing dapat bermanfaat bagi suatu perusahaan secara maksimal apabila dilihat sebagai langkah strategis jangka panjang.

Menurut Prapti (2007), ada beberapa alasan yang dapat dipertimbangkan dalam melakukan outsourcing, yaitu dengan melihat risiko dan manfaat yang diperoleh dari outsourcing. Alasan utama melakukan outsourcing adalah untuk memangkas/mengurangi biaya operasi TI dan memperbaiki efisiensi. Vendor mungkin dapat mencapai skala ekonomi yang tidak dapat dicapai oleh klien (perusahaan yang meng-outsource-kan), sehingga vendor mampu memberikan harga yang lebih rendah dibanding jika perusahaan melakukan insourcing. Alasan kedua adalah adanya akses terhadap competencies dan keahlian TI, dan fleksibilitas dalam pengelolaan Sumberdaya TI. Untuk perusahaan-perusahaan seperti itu keputusan outsourcing memberikan kemudahan untuk mengakses tenaga kerja yang ahli. Namun, dapat juga ini digunakan sebagai alasan menghindari pengeluaran untuk seleksi dan training yang sangat mahal.

Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Alasan yang sama juga dikemukakan dalam www.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka. [1]

Jogiyanto (2003) dalam Prapti (2007) mengemukakan beberapa kelebihan dari outsourcing dibandingkan dengan insourcing, yaitu sebagai berikut:

1.       Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkan kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing

2.       Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerjasama menyediakan jasa kepada perusahaan.

3.       Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan jika dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

4.       Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi sedangkan pihak outsourcer mempunyai

5.       Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer

6.       Mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal

7.       Penggunaan sumberdaya TI belum optimal

8.       Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan outsourcing dibandingkan dengan insourcing, beberapa kelemahan outsourcing perlu diperhatikan seperti berikut ini :

1.       Jika aplikasi yang di-outsource-kan adalah aplikasi yang strategik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama

2.       Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi yang kritikal yang harus segera ditangani jika ada gangguan, maak perusahaan akan menaggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini dioutsourcekan.

3.       Jika kekuatan menawar ada ditangan outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik di dalamnya.

4.       Perusahaan akan kehilangan keahliandari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

Mc Leod (1996) mengemukakan bahwa outsourcing dipandang sebagai suatu cara untuk mengurangi biaya, tetapi juga menawarkan keuntungan lain. Dengan membuat kontrak dengan outsourcer, perusahaan dapat memperkirakan secara lebih akurat biaya-biaya masa depannya. Juga, jika pemeliharaan sistem memanfaatkan outsourcing, manajemen dapat memfokuskan semua perhatian mereka pada pengembangan strategis yang baru. Akhirnya, outsourcing menyediakan suatu cara bagi perusahaan untuk mempercepat akses ke teknologi dan pengetahuan tercanggih tanpa memiliki staf purna waktu.

Selain keunggulan di atas, Mc Leod (1996) menyatakan bahwa banyak Chief Information Officer (CIO) yang ragu untuk memberikan persetujuan mereka bagi kontrak outsourcing jangka panjang karena mereka tidak ingin bergantung pada organisasi lain. Setelah perusahaan melepaskan kemampuan komputernya, sukar untuk membangunnya kembali secara cepat jika diperlukan. Juga, beberapa perusahaan telah mengembangkan kemampuan komputasi canggih yang memberikan keunggulan kompetitif dan mereka ragu untuk menyerahkannya ke outsourcers. Praktek mempertahankan kerja komputer di dalam perusahaan sangat kuat untuk aplikasi-aplikasi yang bernilai strategis, seperti sistem informasi eksekutif dan sistem perencanaan sumberdaya manufaktur.

Jika perusahaan kita memiliki sejumlah proses non-core yang menyita banyak waktu, tenaga dan sumber daya untuk dikembangkan dan diimplementasikan in-house, akan bijaksana untuk melakukan outsourcing fungsi-fungsi non-inti. Outsourcing dalam hal ini, akan membantu perusahaan menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu dalam membuat dan mengembangkan sistem informasi yang baik dengan waktu yang relatif cepat. Dengan ini kepuasan pelanggan atau client dapat terpenuhi. Namun jika perusahaan mementingkan keamanan dan perkembangan bisnis kedepannya maka akan lebih idela bagi perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi sendiri atau insourcing. Dengan memiliki divisi IT sendiri maka kontrol teknologi dan sistem dapat dimiliki penuh oleh perusahaan. [2]


DAFTAR PUSTAKA

Indrajit, R. E. dan Djokopranoto, R. 2004. Proses Bisnis Outsourcing. Penerbit PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta.

Prapti, MS. 2007. Lebih dari Sekedar Outsourcing : Pengelolaan Teknologi Informasi sebagai Value Center. Manajemen Usahawan Indonesia, Volume XXXVI No 2, Februari 2007, Hal 49-55.

Mc Leod Jr, Rymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia Jilid 2. PT Ikrar Mandiriabadi, Jakarta.

Yasar, I. 2008. Sukses Implementasi Oursourcing. Penerbit PPM, Jakarta.

LINK TERKAIT

[1] http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/membandingkan-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dan-insourcing-2/#comment-20

[2] http://aditya.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/03/outsourcing-vs-insourcing/comment-page-1/#comment-6

file PDF : Keuntungan dan Kelemahan dari Pengembangan System Informasi secara Outsourcing Dibandingkan dengan Insourcing.


Posted in Sistem Informasi Manajemen by with no comments yet.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Blue Captcha Image
Refresh

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Current ye@r *